Enrichissement de vos fichiers en emails

Quelle procédure de traitements pour enrichir vos bases/fichiers en email ?

Confrontation / comparaison de votre fichier clients avec les différentes bases d’emails que nous avons à disposition, afin d’identifier les enregistrements communs entre votre fichier et les bases d’emails utilisées.

Cette comparaison de fichiers s’effectue par l’intermédiaire d'une confrontation automatisée sur les : noms, prénoms (raison sociale pour les professionnels) et adresses (voire téléphones). Afin d’optimiser la recherche, l’algorithme de rapprochement permet d'éliminer tous les signes, lettres et autres articles « non significatifs » pour ne comparer que les mots et sigles directeurs sur un principe alphabétique puis phonétique.

A propos des bases d’emails auprès desquelles vont être rapprochés vos fichiers : Au contraire des téléphones dits fixes, il n’existe pas d’annuaire regroupant l’exhaustivité des adresses emails des particuliers et professionnels, c’est pourquoi, afin d’enrichir le maximum de vos clients en adresses emails, votre fichier doit être confronté, non pas à une mais à plusieurs bases d’emails présentant les volumes les plus importants possibles. Nos partenariats avec différentes grandes enseignes de la distribution spécialisée, de la presse, de la VPC et du e-commerce, nous ont permis de regrouper au sein d’une base, plus de 16 M d’adresses emails de particuliers et 1,5 M professionnels régulièrement mis à jour puisque leurs titulaires entretiennent une relation commerciale avec les différentes enseignes commerciales partenaires.

Schéma de traitement de la procédure d’enrichissement en email de vos fichiers

Enrichissement en email de vos fichiers : législation à respecter

A – Enrichir vos fichiers en emails de professionnels – Une législation beaucoup moins contraignante que celle relative aux emails de particuliers
(pas d’obligation de recueillir l’accord tacite des titulaires des mails avant exploitation).

Rappel sur la législation en vigueur : La CNIL a estimé, lors de sa séance du 17 février 2005, que des personnes physiques peuvent être prospectées par courrier électronique à leur adresse électronique professionnelle sans leur consentement préalable, si le message leur est envoyé au titre de la fonction qu´elles exercent, au sein même de l’entité (entreprise) privée ou publique qui leur a attribué cette adresse. Exemple : message présentant les mérites d´un logiciel comptable à. mpierre@nomdelasociete.com, directeur financier.
Quand aux emails professionnels dits génériques de type : info@nomsociete.fr, direction@nomsociete.fr… Il s´agit de coordonnées de personnes morales et donc à ce titre, ne sont pas soumises aux principes du consentement et du droit d´opposition.

Remarque : Sur une cible majoritairement composée de TPE, affaires personnelles et autres structures individuelles, il est à prévoir parmi les emails enrichis, la présence d’un nombre important d’emails dits "génériques" (type : contact@plombier94.fr) Les petites structures n’emploient que très minoritairement les emails nominatifs.

Retour du fichier une fois le traitement d’enrichissement en email "terminé" : Le fichier vous sera retourné avec une "colonne" supplémentaire destinée à recevoir les emails enrichis et ce au format de votre choix. Une fois la base intégrée dans votre système d’exploitation, vous pourrez envoyer des emailings à vos clients en utilisant l’adresse enrichie (en respectant la législation en vigueur imposant : la présence des headers et footers) ni contrainte d’obtenir préalablement l’accord tacite des titulaires des mails délivrés comme le nécessite l’exploitation des emails de particuliers ci-après abordée.

B – Enrichir vos fichiers en emails de particuliers - Lancement d’une démarche dite d’Opt-Out* (destinée à recueillir l’accord tacite des titulaires des mails).
Au contraire des emails de professionnels, la législation en matière d’enrichissement est beaucoup stricte et contraignante. La loi LCEN, ne permet pas de vous vendre les emails trouvés. Afin de vous permettre de les exploiter en toute légalité, nous devons solliciter leurs titulaires pour recueillir leur consentement tacite.

Cette démarche se fait par l’envoi d’un email dit "d’Opt-Out*" qui se déroule sur le principe suivant :

1. vous nous fournissez le message qui va être adressé aux individus. Il est à noter que votre message sera envoyé avec l’en-tête du propriétaire de la base de données d’où provient son email (ceci afin de respecter la loi qui stipule que le destinataire doit toujours être informé de l’identité de l’entité qui détient ses coordonnées mail).

2. nous nous occupons de son envoi ainsi que de la gestion des retours.

3. tous les emails des personnes n’ayant pas renvoyé un message signifiant leur refus d’être contacté par votre société, sont implémentés dans votre fichier de départ qui vous est retourné au format d’origine.

* Une adresse est dite opt-out quand son propriétaire, à la réception d’un emailing lui proposant de continuer à recevoir d’éventuelles offres de l’entité qui le sollicite, n’a pas volontairement fait état de son refus d’être à nouveau sollicité de la sorte. C’est donc l’équivalent d’un accord tacite (ou encore appelé "opt in implicite").

Exploitation des emails de vos clients particuliers ainsi enrichis
Vous pouvez, pendant 24 mois, envoyer des emailings à vos clients (en respectant la législation en vigueur : en tête et pied de page). Afin d’en obtenir une utilisation définitive, vous devez mettre cette période à profit pour les rendre optin, c'est-à-dire : obtenir l’accord explicite de l’internaute de continuer à recevoir des offres de votre part. Seuls les emails que vous aurez optimisé pourront être exploités au-delà de ces 24 mois. Tous ceux qui n’auront pas bénéficié de cet accord devront, selon la loi sur la protection des données personnelles des individus, être ‘purgés’ (supprimés) de votre base.

Enrichissement en email de vos fichier : Quel taux espérer ?

Taux d’enrichissement : En moyenne, une prestation d’enrichissement de fichier en email, permet d’obtenir environ 5 à 13% d’emails trouvés et enrichis. Mais ce chiffre reste une moyenne, tout dépend bien sur de la nature et qualité de votre fichier.

Autre chiffre à retenir : En moyenne 15% des emails enrichis sont supprimés lors de la phase d’opt out (avec l’exclusion des personnes ayant demandé à ne pas recevoir d’offres et les hards bounces).

Délai moyen de traitement d’une procédure d’enrichissement d’email : Selon l’importance du fichier, il faut compter environ 10 à 20 jours, de la prise en charge du fichier à enrichir à son renvoi au client avec les emails trouvés.

Barèmes pratiqués pour faire enrichir vos fichiers en emails

Enrichissement en emails professionnels :

• Frais fixes de prise en charge informatique : 300 euros ht
• Coût par email enrichi : 0,15 à 0,45 euro ht selon volume

Minimum de facturation 1500 euros HT

Enrichissement en emails de particuliers :

• Frais fixes de prise en charge informatique : 300 euros ht
• Coût par email enrichi : 0,15 à 0,85 euro ht selon volume

Minimum de facturation 1500 euros HT